Wie manage ich ein Patenprojekt?

Neben der Begleitung von Patinnen und Paten müssen bei der Koordination viele organisatorische Aufgaben bedacht werden, wie  Budgetplanung oder Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Hier finden Sie Hinweise und Praxisvorlagen.

Überrascht stellen Frank und Norbert aus der Nachbarschaftsinitiative fest, dass sie beide einen Termin für Familie Sabia beim Kinderarzt vereinbart haben. „Mist“, stöhnt Frank, „das müssen wir irgendwie besser koordinieren. Man hat ja gar keinen Überblick, wer welche Familie unterstützt. Es wäre wirklich hilfreich, wenn einer die Fäden in der Hand hält!“

Ob ehrenamtlich oder hauptamtlich, ob auf viele Schultern verteilt oder mit nur einer Person besetzt (s. 2.2.4 Koordinationsformen) – auf Koordinationsebene eines Patenprojekts laufen die Fäden zur Umsetzung zusammen:

  • Ehrenamtliche und Geflüchtete müssen gewonnen, vorbereitet, ausgewählt, miteinander verknüpft und während der Patenschaft begleitet werden. Auch die Würdigung und Verabschiedung der Ehrenamtlichen gehört zu dem Bereich des Freiwilligenmanagements.
  • Vernetzung mit anderen Akteurinnen und Akteuren, Öffentlichkeitsarbeit, Budgeterstellung, Fundraising, die Aufgabenverteilung im Team (bzw. Personalführung), Administration und eine fortlaufende Weiterentwicklung und Qualitätssicherung des Projekts (s. Monitoring & Evaluation) sind Aufgaben im Bereich des Projektmanagements.

Sind Vorerfahrungen im Koordinationsteam im Bereich Freiwilligenmanagement, Patenschaften, Projektmanagement vorhanden, kann das die Projektumsetzung erleichtern. Aber auch interkulturelle Kompetenzen oder die Kenntnis von Hilfesystemen und rechtlichen oder behördlichen Rahmenbedingungen für die Geflüchteten sind hilfreich für die Begleitung der Tandems.

Die Checkliste gibt Ihnen einen Überblick über Aufgaben der Koordinationsebene in der Aufbauphase eines Patenprojekts.


Spätestens bei der Beantragung von Fördergeldern muss eine nachvollziehbare Budgetplanung erfolgen. In der Regel wird eine Kostenkalkulation für ein Kalenderjahr erstellt.Es ist aber durchaus sinnvoll, mehrjährige Kostenplanungen vorzunehmen, um eine gewünschte Projektentwicklung auch finanziell abbilden zu können. Kosten für ein Patenprojekt fallen in drei Bereichen an:

  1. Infrastruktur (Büro, Räume, Büroausstattung)
  2. Personal (Projektkoordination, Honorarkräfte)
  3. Maßnahmen (Öffentlichkeitsarbeit, Patenschaftsbegleitung, Veranstaltungen)

Doch welche Kosten genau sind zu erwarten? In dem beigefügten Dokument finden sich einige unterstützende Leitfragen, die Hinweise geben, welche Projektausgaben und Kostenarten in Patenprojekten entstehen können.


Ein erfolgreiches Patenprojekt erfordert neben dem nötigen Know-how auch finanzielle Mittel. Im Folgenden werden einige Finanzierungsquellen und ihre Besonderheiten vorgestellt.

  • Preisgelder/Wettbewerbe: Es gibt eine Vielzahl lokaler und bundesweiter Wettbewerbe, die Preisgelder für soziale Projekte ausschreiben. Neben einer Internetrecherche können Newsletter-Abonnements bei Behörden, Ministerien und Wohlfahrtsverbänden über ausgeschriebene Wettbewerbe informieren.
  • Spenden: Sowohl PrivatspenderInnen als auch Unternehmen möchten überzeugt werden, dass ihre Spenden in sinn- und wirkungsvolle Projekte fließen. Um gewonnene SpenderInnen langfristig zu binden, ist eine regelmäßige Information über den Projektverlauf sowie eine persönliche Kontaktpflege unverzichtbar.
  • Crowdfunding: Eine besondere Form des Spendenfundraisings ist das Crowdfunding auf Internetplattformen. Hier empfiehlt es sich, möglichst konkrete Spendenanlässe einzustellen.
  • Sachspenden: Auch das Werben um nicht monetäre Unterstützungen ist lohnenswert. Die kostenlose Nutzung von Gruppenräumen oder das Einwerben von Sachspenden (Verpflegung, Deutsch-Lehrbücher) sind ebenfalls große Hilfen, die das Budget entlasten.
  • Bußgelder: Gemeinnützige Organisationen können Bußgelder zugewiesen bekommen. Um bedacht zu werden, ist eine Eintragung in die Bußgelderlisten der Gerichte notwendig.
  • Sponsoring: Unternehmen können soziale Projekte sponsern. Da es sich beim Sponsoring um eine Marketing- und Werbemaßnahme handelt, erwarten die Unternehmen eine Gegenleistung, zum Beispiel in Form von Werbebannern.
  • Fördermittel und öffentliche Zuwendungen können bei Stiftungen oder Einrichtungen der öffentlichen Hand (Behörden, Ministerien)  beantragt werden.  Dabei sollte auf die Förderkriterien geachtet werden. Passt das Projekt nicht zum jeweiligen Förderprogramm, ist eine Antragsstellung in der Regel aussichtslos. Achtung! Die Abrechnung von öffentlichen im Vergleich zu privaten Fördermitteln ist meist eher anspruchsvoll.

Sie wollen mehr über die Grundlagen eines erfolgreichen Fundraisings erfahren? Das Bundesprogramm „Aktion zusammen wachsen“ und der Paritätische Gesamtverband haben Handbücher zu den Themen Fundraising und Antragsstellung verfasst.

Fundraising-Broschüre der "Aktion zusammen wachsen"

Fundraising-Workbook des Paritätischen Gesamtverbandes

Eine Übersicht zu Fördertöpfen in den Themenfeldern Integration, Migration und Flucht finden Sie in der Broschüre "Integration und Flüchtlingshilfe fördern lassen" sowie auf der Website "Willkommenskultur Hamburg".

Broschüre "Integration und Flüchtlingshilfe fördern lassen"

Willkommenskultur Hamburg


Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ist aus Projektsicht in zweierlei Hinsicht wichtig: Einerseits zur Gewinnung neuer Paten, Patinnen und Geflüchteter. Andererseits, um die Bekanntheit des Projekts zu steigern, was sich auch positiv auf das Fundraising auswirken kann.

Welches Medium Sie wählen (Zeitung, Radio, Fernsehen, Internet, etc.), ist abhängig von Ihrer Zielgruppe. Im besten Fall versuchen Sie über vielfältige Kanäle ihre Zielgruppe zu erreichen. Um in der Dichte von Informationen mit Ihrem Thema in der Presselandschaft durchdringen zu können, sind folgende Kriterien (Nachrichtenwerte) entscheidend:

  • Aktualität und räumliche Nähe
  • Folgenschwere / Relevanz
  • Nützliches, das den Leser persönlich betrifft
  • Überraschendes
  • Fortschritt / Innovation / Einzigartigkeit
  • Emotionales und „Human Touch“
  • Gute Vermittelbarkeit
  • Dramatik
  • Identifikation / Personalisierung
  • Prominenz

Oftmals berichten Zeitungen, Zeitschriften, Radio- oder Fernsehsender über einzelne Tandems, vor allem wenn diese einen lokalen Bezug haben. Haben Sie einen Infoabend geplant, lässt sich diese Ankündigung sinnvoll mit einem solchen Bericht verbinden. Beachten Sie dabei, dass alle „W“-Fragen (Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Warum?) kurz und knapp erläutert sind. Neben den klassischen Pressemedien sind vor allem die sozialen Netzwerke eine immer wichtigere Plattform, die viele Projekte aus der Flüchtlingshilfe nutzen, um beispielsweise über Facebook Ehrenamtliche zu gewinnen. Einige Projekte schalten hier gezielt Anzeigen, um Patinnen und Paten zu werben.

Das Bundesprogramm "Aktion zusammen wachsen" hat eine Arbeitshilfe für die Presse- und Öffentlichkeitsarbeit von Patenprojekten erstellt.

Arbeitshilfe: Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Weitere Anregungen zu Maßnahmen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit finden Sie auch unter 3.1.4 Akquisemaßnahmen.


Unfallversicherung
Wer im Zuge seines Engagements einen Unfall erleidet, erhält von der zuständigen Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse Leistungen. Alle Länder haben eine private Unfallversicherung zugunsten bürgerschaftlich Engagierter abgeschlossen. (zitiert aus: Zu ihrer Sicherheit. Unfallversichert im freiwilligen Engagement, S. 3 und 6, download pdf)

In Hamburg ist in der Regel die Unfallkasse Nord zuständig. Wer sich über seine Kirchengemeinde in der Flüchtlingsarbeit engagiert, ist in der Regel über die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG)  unfallversichert. Nicht unfallversichert ist rein freiwilliges Engagement ohne Auftrag oder Anbindung an öffentliche Aufgaben.

Neben der betrieblichen Unfallversicherung gibt es private Gruppenunfallversicherungen, die in der Regel einen umfassenderen Schutz bieten. Die Höhe der Kosten hängt von der Anzahl der versicherten Personen ab. Hierüber können die geflüchteten ProjektteilnehmerInnen berücksichtigt werden.

Haftpflichtversicherung
Sachschäden, die Vereinsmitglieder Dritten im Rahmen der Vereinstätigkeit zugefügt haben, sind nicht über die gesetzliche Versicherung abgedeckt. Viele gemeinnützige Vereine haben daher ergänzend eine private Gruppenhaftpflichtversicherung für ihre Vereinsmitglieder

abgeschlossen. Viele Bundesländer schützen ihre Engagierten durch eine Haftpflichtversicherung (Sammelvertrag). Weitere Informationen zum Versicherungsschutz in Hamburg finden Sie auf dem Webportal der Stadt Hamburg. Dieser Sammelhaftpflichtvertrag greift jedoch nur, wenn kein anderweitiger Haftpflichtversicherungsschutz über die Vereinigung bzw. Organisation oder eine Privathaftpflichtversicherung besteht.


Eintritte, Fahrkarten oder Telefonkosten – eine Patenschaft ist für die Ehrenamtlichen oftmals mit Kosten verbunden. Einige Patenprojekte erstatten diese Auslagen, dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:

  • Erstattung der Aufwendungen auf Grundlage von eingereichten Originalbelegen, die die Ehrenamtlichen gegenüber dem Patenprojekt 1:1 abrechnen.
  • Auszahlung einer pauschalierten Aufwandsentschädigung (sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt werden),
    • entweder der sogenannten Ehrenamtspauschale § 3 Nr. 26 a EStG in Höhe von bis zu 720 Euro im Jahr
    • oder der sogenannten Übungsleiterpauschale § 3 Nr. 26 EStG in Höhe von bis zu 2.400 Euro jährlich.

Durch die Auszahlung einer der beiden Pauschalen, die für dieselbe Tätigkeit nicht kombinierbar sind, gelten sämtliche Aufwendungen der Patenschaft als abgegolten.

Ein Blick in die Projekte zeigt: Wenn Aufwendungen pauschal abgegolten werden, erhalten die Ehrenamtlichen in der Regel zwischen 10 und 20 Euro monatlich. Eine schriftliche Vereinbarung zwischen den Freiwilligen und dem Projekt bildet dabei die Grundlage für die Auszahlung der Pauschalen.  

Es ist zu empfehlen, sich vorab über die gesetzlichen Voraussetzungen dieser beiden Möglichkeiten zu informieren und mit den Paten und Patinnen eine entsprechende Vereinbarung abzuschließen. Weitere Informationen zur Ehrenamt- und Übungsleiterpauschale finden Sie auf der Website des Bundesfinanzministeriums.

Vorlage: Aufwandsentschädigung für Mentoren ("Yoldaş")


Die Grundregel des Datenschutzes ist es, nur die personenbezogenen Daten einzuholen, die Sie wirklich benötigen. Die Daten sollten sorgsam gesichert und nur so lange aufbewahrt werden, wie sie tatsächlich gebraucht werden. Haben Sie also personenbezogene Daten von Ehrenamtlichen und Geflüchteten eingeholt, um möglichst passende Tandems bilden zu können, sollten die Daten spätestens nach der Beendigung vernichtet werden. Gerade bei der Arbeit mit vielen Ehrenamtlichen, die zum Teil auch an ihren privaten Computern arbeiten, ist der Schutz der Daten oft praktisch eine große Herausforderung. Im besten Fall sichern Sie Ihre Daten auf einem geschützten Server und verschicken personenbezogen Daten nicht per E-Mail.

Die Projektteilnehmenden müssen sich mit der Nutzung ihrer Daten einverstanden erklären. Hierzu empfiehlt sich eine Datenschutzvereinbarung. Viele (größere) Organisationen lassen sich dazu von Datenschutzbeauftragten beraten.


(Sexualisierte) Gewalt kann jedem passieren, dennoch spricht von man so genannten „Hochrisikogruppen“. Geflüchtete Menschen und besonders unbegleitete minderjährige Geflüchtete haben ein erhöhtes Risiko, Opfer (sexualisierter) Gewalt zu werden: Ein unsicherer Status, wechselnde AnsprechpartnerInnen, mangelnde Privatsphäre in der Unterbringung, geringere Selbstschutzfähigkeiten und vorherige Gewalterfahrungen (z.B. auf der Flucht) tragen dazu bei. Zudem stammen viele der geflüchteten Menschen aus (Kriegs-)Ländern, in denen Sexualität und sexualisierte Gewalt kein Thema ist, über das gesprochen wird, was es Opfern zusätzlich erschweren kann, Hilfe zu holen.

Auch in Patenschaften bedürfen Geflüchtete daher eines besonderen Schutzes: Patenschaften stellen eine der intensivsten Unterstützungsformen von Geflüchteten dar, hier entstehen private Bindungen, die nicht zur Befriedigung eigener emotionaler und sexueller (Macht-)Bedürfnisse von einem der TandempartnerInnen ausgenutzt werden dürfen. Für Patenprojekte ist es daher besonders wichtig, verschiedene Präventionsmaßnahmen zum Schutz der Projektteilnehmenden vor sexualisierter, psychischer und physischer Gewalt und Grenzüberschreitungen vorzunehmen und einen Leitfaden zum Vorgehen im Verdachtsfall (Interventionsleitfaden) zu entwickeln.

Hier finden Sie eine Auflistung von Präventionsmaßnahmen:

Eine Vorlage für einen Interventionsablauf im Falle eines (vermuteten) Übergriffs stellt der Verein AMYNA e.V. aus seinem Praxishandbuch: Prävention von sexuellem Missbrauch in Patenschfatsprojekten" zur Verfügung. Zudem hat der Verein die kostenfreie Broschüre „Verletzliche Flüchtlingskinder“ erstellt.

Die Schülerpaten Hamburg arbeiten beispielsweise mit einer Selbstverpflichtung, die von allen Freiwilligen unterzeichnet werden muss, bevor sie in eine Patenschaft vermittelt werden.

Der Flyer „Wege zur Hilfe bei sexualisierter Gewalt in Hamburg“  gibt eine Übersicht über die Hamburger Fachberatungsstellen.


Die Qualitätssicherung im Projekt ist eine der Hauptaufgaben der Koordination. Aber woher weiß man, ob die Projektziele erreicht werden?
Nicht alle Projekte können sich eine aufwendige Evaluation leisten und müssen dies auch nicht. Die organisatorischen und methodischen Rahmenbedingungen für qualitativ erfolgreiche Patenprojekte sind bereits beschrieben und erforscht (s. 3. Methodik & gute Praxis): Einen Projektaufbau anhand dieser Ergebnisse umzusetzen, bildet daher bereits die wichtigste Grundlage für die Qualitätssicherung. (Weitere Fachliteratur finden Sie unter 1. Wirkung von Patenprojekten)

Mithilfe folgender praxiserprobter Maßnahmen lassen sich in der Regel bereits ohne eine externe Evaluation hilfreiche Rückschlüsse zur Projektweiterentwicklung ziehen: Sammlung von Maßnahmen zur Qualitätssicherung.

In der Publikation "Qualitätssicherung in Patenschafts- und Mentoringprojekten" des Bundesprogramms "Aktion zusammen wachsen" sind zu den verschiedenen Aufgabenfeldern der Projektkoordination aufeinander aufbauende Qualitätskriterien definiert. Anhand der dreistufigen Qualitätskriterien lassen sich leicht, im Rahmen einer Selbstüberprüfung, projektinterne Entwicklungspotenziale ableiten.  

Das Hamburger Konzept zum Qualitätsmanagement in Mentoringprojekten des Mentor.Ring Hamburg e.V. bietet ebenfalls ein hilfreiches Tool für die Selbsteinschätzung des eigenen Projekts. Mithilfe einer einfachen Checkliste wird man hier durch alle relevanten Projektbereiche geführt und erhält so einen vollständigen Überblick.

Einige der Patenprojekte arbeiten außerdem mit dem Ansatz der Wirkungsorientierung. Dieser von der Zielsetzung ausgehende Ansatz kann zur Klärung beitragen, inwiefern das eigene Projekt mit seinen Beiträgen, Angeboten und Leistungen zu den angestrebten Wirkungen bei der Zielgruppe sowie in der Gesellschaft allgemein beitragen kann. Hilfreiches Material dazu bietet das Kursbuch Wirkung , dass nun auch in einer Online Fassung unter www.wirkung-lernen.de Online zu finden ist.