Budgetplanung

Spätestens bei der Beantragung von Fördergeldern muss eine nachvollziehbare Budgetplanung erfolgen. In der Regel wird eine Kostenkalkulation für ein Kalenderjahr erstellt.Es ist aber durchaus sinnvoll, mehrjährige Kostenplanungen vorzunehmen, um eine gewünschte Projektentwicklung auch finanziell abbilden zu können. Kosten für ein Patenprojekt fallen in drei Bereichen an:

  1. Infrastruktur (Büro, Räume, Büroausstattung)
  2. Personal (Projektkoordination, Honorarkräfte)
  3. Maßnahmen (Öffentlichkeitsarbeit, Patenschaftsbegleitung, Veranstaltungen)

Doch welche Kosten genau sind zu erwarten? In dem beigefügten Dokument finden sich einige unterstützende Leitfragen, die Hinweise geben, welche Projektausgaben und Kostenarten in Patenprojekten entstehen können.

Einer Budgeterstellung sollte eine Personal- und Maßnahmenplanung vorrausgehen. Um eine möglichst genaue und vollständige Kostenkalkulation erstellen zu können, finden Sie in diesen Dokument zwei Hilfestellungen: eine Auflistung und Erläuterung der unterschiedlichen Kostenarten sowie einen Katalog an Leitfragen, der Ihnen die Kostenkalkulation erleichtern kann.

 

Leitfragen zur Kostenkalkulation 

Soll die Projektkoordination  hauptamtlich oder ehrenamtlich tätig sein?

  • Hauptamtlich: Wie viele Wochenarbeitsstunden soll die Projektkoordination umfassen? Bei welchem Stundenlohn?
  • Ehrenamtlich: Soll die Koordination eine Aufwandsentschädigung erhalten?
  • Soll für die Koordination ein Fortbildungsbudget bereit stehen?

Wird ein Büro benötigt? 

  • Welche Miete samt Nebenkosten ist realistisch?
  • Müssen Büromöbel beschafft werden?
  • Welche technische Ausstattung wird benötigt?
  • Welche laufenden Kosten und Verwaltungskosten fallen für das Projekt an? (z.B. Telefon, Bankkonto, Büromaterialien)

Soll es eine Aufwandserstattung für die Freiwilligen und Geflüchteten geben? (z.B. für Fahrtkosten und Eintritte)

  • Wenn ja: Soll die Erstattung durch Einzelbelege  oder durch eine Ehrenamtspauschale erfolgen?

Welche Kosten fallen in der Patenschaftsbegleitung an?

  • Wie oft sind Patenschaftstreffen, Infoabende oder Projekttreffen geplant. Müssen Räume dafür angemietet werden? Soll es eine Verpflegung auf den Treffen geben?
  • Werden Fortbildungen und Supervisionen angeboten und werden dafür externe ExpertInnen benötigt? --> Honorare, Raummieten
  • Werden den Patenschaftstandems Materialien (z.B. Deutsch-Lehrbücher) zur Verfügung gestellt?
  • Wird in der Begleitung die Unterstützung von DolmetscherInnen benötigt? --> Honorar
  • Soll eine Versicherung für die Projektbeteiligten abgeschlossen werden?

Welche Maßnahmen sind in der Öffentlichkeitsarbeit geplant?

  • Werden dafür externe Fachleute (z.B. für Webdesign) benötigt? --> Honorare
  • Fallen Druckkosten an?

Übersicht zu den Kostenarten

Kostenart

Erläuterung

Personalkosten / Gehälter

Angabe des Arbeitgeberbruttos der Koordinationsstelle und ggf. für anteilige Gehälter von Stellen, die dem Projekt zuarbeiten (z.B. Buchhaltung)

Honorare

FachreferentInnen, SupervisorInnen, GraphikerInnen, WebdisignerInnen  oder DolmetscherInnen

Ehrenamts- und Übungsleiterpauschalen

Für ehrenamtliche Teammitglieder, PatInnen  oder FachreferentInnen. Weiter Informationen zu den Pauschalen finden Sie hier. (2.3.6)

Reisekosten

Fahrtkosten, ÖPNV, ggf. Übernachtungskosten z.B. bei der Teilnahme an mehrtägigen Fachtagungen,

Verpflegung

Getränke und Snacks auf Projekttreffen oder Infoabenden

Versicherung

Haftpflichtversicherung, Unfallversicherung

Öffentlichkeitsarbeit

Werbung, Infomaterial, Homepage, Druckkosten, give aways

Mieten

Büromiete, Nebenkosten (Heizung, Strom,…), Raummieten für Fortbildungen, Patentreffen oder Feiern

Projektbezogene Materialien

Deutsch-Lehrbücher, Bastelmaterial, Gesellschaftsspiele, Übersetzungshilfen, Fachbücher

Projektbezogene Unternehmungen

Eintrittsgelder, Teilnahmegebühren

Verwaltungs- und Organisationskosten

Kontoführungsgebühren, Büromaterial, Kopierermiete, Porto, Telefon- und Internetkosten

Projektbezogene Investitionen

Computer, Drucker, Büromöbel, Software, Stühle

Fortbildungskosten

Teilnahmebeiträge für externe Fortbildungen

Teilnahmegebühren und Mitgliedsbeiträge

Mitgliedschaften in Netzwerken oder Verbänden, Teilnahme an Fachkongressen und Messen

Künstlersozialkasse

Wird eine GraphikerIn zur Gestaltung eines Flyer beauftragt oder werden auf dem Sommerfest Künstlergagen ausbezahlt, dann müssen diese der Künstlersozialkasse gemeldet werden und entsprechende Beiträge abgeführt werden. Weitere Infos finden Sie auf http://www.kuenstlersozialkasse.de