Aufgaben der Koordination

Überrascht stellen Frank und Norbert aus der Nachbarschaftsinitiative fest, dass sie beide einen Termin für Familie Sabia beim Kinderarzt vereinbart haben. „Mist“, stöhnt Frank, „das müssen wir irgendwie besser koordinieren. Man hat ja gar keinen Überblick, wer welche Familie unterstützt. Es wäre wirklich hilfreich, wenn einer die Fäden in der Hand hält!“

Ob ehrenamtlich oder hauptamtlich, ob auf viele Schultern verteilt oder mit nur einer Person besetzt (s. 2.2.4 Koordinationsformen) – auf Koordinationsebene eines Patenprojekts laufen die Fäden zur Umsetzung zusammen:

  • Ehrenamtliche und Geflüchtete müssen gewonnen, vorbereitet, ausgewählt, miteinander verknüpft und während der Patenschaft begleitet werden. Auch die Würdigung und Verabschiedung der Ehrenamtlichen gehört zu dem Bereich des Freiwilligenmanagements.
  • Vernetzung mit anderen Akteurinnen und Akteuren, Öffentlichkeitsarbeit, Budgeterstellung, Fundraising, die Aufgabenverteilung im Team (bzw. Personalführung), Administration und eine fortlaufende Weiterentwicklung und Qualitätssicherung des Projekts (s. Monitoring & Evaluation) sind Aufgaben im Bereich des Projektmanagements.

Sind Vorerfahrungen im Koordinationsteam im Bereich Freiwilligenmanagement, Patenschaften, Projektmanagement vorhanden, kann das die Projektumsetzung erleichtern. Aber auch interkulturelle Kompetenzen oder die Kenntnis von Hilfesystemen und rechtlichen oder behördlichen Rahmenbedingungen für die Geflüchteten sind hilfreich für die Begleitung der Tandems.

Die Checkliste gibt Ihnen einen Überblick über Aufgaben der Koordinationsebene in der Aufbauphase eines Patenprojekts.

In der Aufbauphase eines Patenprojekts für Geflüchtete

 

  • Projektkonzept
    • Bedarf- und Umfeld analysieren, ggf. Kontakt zu Zielgruppen aufnehmen
    • Eigene Ressourcen klären (Zeit, Geld, Personal, Know-how, Räume,….)
    • Vernetzung, MultiplikatorInnen/KooperationspartnerInnen finden und gewinnen
    • Vision, Zielgruppe, Projektziel definieren
  • Das Konzept ausarbeiten
    • Verfahren und Material zu Akquise, Auswahl, Vorbereitung, Matching, Begleitung und Abschluss ausarbeiten und erstellen
  • Budget
    • Kostenplan erstellen
  • Fundraising
    • Projektinformation für Förderer erstellen
    • Anträge/Bewerbungen schreiben, Förderer gewinnen
  • Projektmanagement
    • Team zusammenstellen und Aufgabenverteilung klären, Arbeitsplan erstellen
    • Umgang mit personenbezogenen Daten im Projekt festlegen (Datenschutzmaßnahmen)
    • Vereinbarungen für Tandems erstellen
    • Schutzkonzept gemeinsam in der Organisation entwickeln
      ggf. Verfahren zur Auslagenerstattung entwickeln
      ggf. Versicherung für Ehrenamtliche und Geflüchtete abschließen
  • Öffentlichkeitsarbeit
    • Material zur Ansprache von Ehrenamtlichen und Geflüchteten erstellen (Fotos, Flyer, Plakate, …)
    • Internetpräsenz aufbauen (Facebook, Website,…)
    • Presse ansprechen
  • Qualitätssicherung
    • Feedbackinstrumente entwickeln
    • Instrumente für das Monitoring und die Evaluation entwickeln
    • Fachaustauch suchen, Weiterbildung im Projekt sicherstellen